¿Quién no ha tenido alguna vez sensación de desbordamiento con las tareas pendientes o los correos sin leer? Ante estas situaciones y otras similares, lo que nuestra mente genera es ansiedad y estrés, viendo que nuestra vida se convierte en un embudo dónde recibimos una gran cantidad de inputs y no tenemos capacidad para darles salida.

Gracias a David Allen, creador de GTD (Getting things done) podemos, mediante su aplicación, mejorar nuestro nivel de estrés y, en definitiva, nuestra calidad de vida ejerciendo más control sobre los mails y organizando mejor las tareas.

GTD es una metodología de productividad personal basada en un procesamiento altamente estructurado de las tareas a realizar, para conseguir un flujo de trabajo, donde predominen las sensaciones de control y perspectiva por encima de las de estrés.

Hacer las cosas

“Getting things done” que no quiere decir más que “Hacer las cosas”, se basa en el sentido común de un inventario completo y actualizado de todos tus compromisos, organizado y revisado de forma sistemática, que te permite concentrarte fácilmente, observar tu entorno desde las posiciones óptimas y elegir de manera fiable qué hacer en cualquier momento. Bajo el concepto “cosas” se engloba todo aquello a lo que hemos de prestar atención, bien porque requiere que se realice una acción, se deba archivar, se delegue en otras personas, o simplemente, haya que prescindir de ello.

GTD

Realiza un inventario completo y actualizado de todos tus compromisos

Aplicando correctamente la metodología GTD, realmente estamos siguiendo un proceso dual, en el que por un lado ejercemos un Control sobre las “cosas” haciéndolas de un modo organizado, y por otro, las dotamos de Perspectiva con el fin de enfocarlas adecuadamente en cada momento y situación, estableciendo una estrategia.

El proceso es sencillo, con 4 fases en el lado del Control:

  • Capturar
  • Aclarar
  • Organizar
  • Reflexionar

y 6 horizontes de enfoque en el lado de la Perspectiva:

  • Acciones
  • Proyectos
  • Áreas de responsabilidad
  • Objetivos
  • Visión
  • Propósito.

Vaciar la mente para organizarnos y ser más eficaces

La clave de esta metodología o el gran cambio que notamos cuando empezamos a aplicarla, es el de “vaciar la mente”. La mente consciente tiene sus límites y no podemos pensar en más de dos o tres cosas a la vez ni tampoco nos sirve como lugar de almacenamiento. Es por esto que, cuando estamos realizando una tarea concreta, frecuentemente tenemos distracciones, porque nuestra mente vaga por todos aquellos frentes que tenemos abiertos y que no queremos olvidar.

El primer paso que propone GTD es capturar todo aquello que tienes en la mente y almacenarlo en un soporte fuera de tu cabeza. Este soporte puede ser una lista, un post-it o cualquier sofisticado sistema de almacenamiento de información. Cuando tenemos la certeza de que todo lo que tenemos pendiente, -bien sea de nuestro entorno personal, laboral, de ocio o de cualquier ámbito de nuestra vida- lo tenemos almacenado en un lugar seguro y al que podemos acceder en cualquier momento, nuestra mente se puede dedicar más intensamente y con mayor rendimiento a la tarea que nos ocupa.

Captura todo aquello que tienes en la mente y almacénalo en un soporte fuera de tu cabeza

Captura todo aquello que tienes en la mente y almacénalo en un soporte fuera de tu cabeza

Capturar las cosas

Capturar las “cosas” para vaciar la mente, es el primer paso y el primer hábito que hemos de adoptar si queremos tener éxito con GTD, ya que, aunque el proceso es simple y sencillo como decía anteriormente, solamente será efectivo si lo interiorizamos y lo incorporamos como hábito. Para ello, una vez conocida la metodología en su totalidad, habrá que practicar, practicar y practicar, al igual que hicimos cuando aprendimos a conducir.

Más allá de este primer hábito, iremos incorporando otros que se derivan de las demás fases, si queremos conseguir aumentar nuestra productividad personal.

GTD, una herramienta para la productividad personal en la empresa

Para incrementar el nivel de productividad de las empresas y, por tanto, hacerlas más competitivas, hemos de pensar que esta es sumatorio de la productividad obtenida en la fabricación del producto o la prestación del servicio y la productividad personal de todas y cada una de las personas que componen y desarrollan su trabajo en la empresa.

Por tanto, desde aquí os animo a que incorporéis en vuestro quehacer diario cuántas herramientas os ayuden a mejorar vuestra productividad personal y por qué no, empezando con GTD.

Ana Ábrego Galilea. Socia Directora de Talentix Enclave de Soluciones, S.L.L. Experta en productividad personal y GTD

 


Ana Ábrego Galilea
, Socia Directora de Talentix Enclave de Soluciones
Consultora de Recursos Humanos, con 25 años de experiencia en entrenamiento y asesoría en Planes de Gestión y herramientas para la productividad personal, el desarrollo de las capacidades personales y grupales.
@ana_abrego_gali

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